HAVI on kansainvälinen yli 100 maassa toimiva elintarvikelogistiikan yritys, joka tarjoaa kokonaisvaltaisia logistisia ratkaisuja ravintola-alan asiakkailleen. Yritys hallinnoi koko toimitusketjua aina globaalista hankinnasta varastointiin ja toimituksiin.
Mikke Päivärinta, operatiivinen päällikkö HAVIlla, vastaa kuljetus-, varasto- ja asiakaspalvelupuolen toiminnoista. Hänen operatiivinen tiiminsä koostuu hänelle raportoivista kuljetus-, varasto- ja asiakaspalvelupääliköstä ja kaikkiaan noin 70 henkilöstä: 30 kuljetuspuolen, 30 varastopuolen ja 10 asiakaspalvelupuolen työntekijästä.
"Kun yllätykset vähenevät, tiedän onnistuneeni. Parasta on lähteä viikonlopun viikkoon, kun pääsee kiittämään tiimiä viikkotavoitteisiin pääsemisestä," hän kertoo.
HAVIlla on asiakkuuskohtaisesti määritellyt asiakaslupaukset, jotka ohjaavat vahvasti toimintaa. Yritys hallinnoi toimitusketjun kaikkia vaiheita varmistaen, että tuotteet toimitetaan virheettömästi ja oikeassa lämpötilassa.
"Kansainvälisillä asiakkaillamme on erittäin korkeat standardit toimitusikkunasta ja onnistumisprosenttivaatimuksesta. Meillä yksikin rivivirhe keräilyssä lasketaan epäonnistuneeksi toimitukseksi. Tällä hetkellä onnistumme 99% varmuudella", Päivärinta toteaa.
Ongelma
Sesongit ja ennustamattomat nopealla varoitusajalla tilattavat lisäarvopalvelut tuovat erityisiä haasteita HAVIn resursointiin. Ennakoimaton tilausmäärä kuormitti operatiivista henkilöstöä, ja HAVI tunnisti tarvitsevansa kumppanin nopeisiin ja joustaviin lisätyötarpeisiin ja piikkeihin ilman pysyviä henkilöstökustannuksia.
“Haasteena oli työn määrän ennakoimattomuus. Meillä ei ole näkyvyyttä siitä, että paljonko tilauksia on tulossa. Ollaan huomattu, että enenevissä määrin tilausmäärät vaihtelee todella paljon. Se nyt tietenkin kuormittaa vahvasti operatiivista henkilöstöä, niin miten saada mitoitettua oikein”, kertoo HAVIn operatiivinen päällikkö Päivärinta.
HAVIn lisäarvopalveluiden liiketoiminta-alue on lähtenyt kasvuun, johon kuuluu laaja skaala lisätyönä tehtäviä palvleuita. Yhä useammin tarvitaan esimerkiksi pakkauskoon muuttamista pienempään tai suurempaan.
“Parhaillaankin Petikon varastossa pari henkilöä etiketoi meidän tuotteita, että saadaan ne mahdollisimman nopeasti ne toimitettua markkinoille. Nopeus on valttia."
Ratkaisu
“Treamer on kyllä erinomainen sovellus ja ylitti kaikki meidän odotukset. Se palvelun nopeus, luotettavuus ja läpinäkyvyys toi joustavuutta ja skalautuvutta resursointiin, ja sittenhän me saatiin meidän henkilöstökustannuksia alaspäin. Kaiken kaikkiaan ollaan erittäin tyytyväisiä yhteistyöhön ja ihan varmasti aiomme myös jatkaa sen kehittämistä tulevaisuudessa.”
“Kaikki työntekijät ovat olleet hyviä, tulleet ajoissa töihin, ja myös hakijoiden määrä osoittaa palvelun toimivuuden. Push-viestit tavoittavat tekijät heti, ja pooli on laajempi kuin muilla palveluilla", Päivärinta sanoo.
Hän korostaa myös Treamerin tarjoaman tuen merkitystä: "Treamerin aktiivinen apu ja yhteistyö työnjohtajien kanssa on ollut iso plussa. Kysymyksiin on saatu vastaukset nopeasti ja asiat on hoidettu tehokkaasti."
“Kaikki varastolla ei ole välttämättä kaikista tietoteknisimpiä ihmisiä, mutta kaikki ovat tykänneet Treamerin helposta sovelluksesta. Kynnystä madalsi se, että tultiin ihan paikan päälle näyttämään, miten helposti homma toimii sen sijaan, että olisi vain lähetetty joku manuaali”.
Päivärinta nostaa myös työnantajamielikuvan kehittämisen ja työhyvinvoinnin seuraamisen tärkeäksi erottautumistekijäksi.
“Molemmin puoliset arviot on ihan loistava juttu! Meille työhyvinvointi ja työturvallisuus on tärkeä asia. Hienoa, että tyytyväisyys siihen nyt myös näkyy työnhakijoille ja auttaa meitä samaan parhaita hakijoita, etenkin kun emme ole B2B-brändinä työntekijöiden keskuudessa kovin tunnettu.”
“Nyt HAVIlla on paljon hyviä arvioita ja seuraajia Treamerissä työntekijöiltä. Jos edelliselläkin kerralla saatiin jo näin paljon hyviä hakijoita, odotan jo innolla seuraavan sesongin poolin täydennystä.”
Vaihtoehdot
HAVI on käyttänyt vuokratyötä myös perinteisellä palvelumallilla, jossa odotetaan ensin kaksi viikkoa hakemuksia ja aloitetaan haastatteluprosessi. Perinteinen malli ei ole tarjonnut riittävän nopeaa joustoa.
“Ei ole kerta tai kaksi, kun viikkoja myöhemmin valinta on tehty ja paras hakija ei olekaan enää käytettävissä.”
Treamerin huomattavasti nopeammassa poolin rakentamisen ja ylläpidon palvelumallissa laatu, toimitusvarmuus ja onnistumisprosentti on ollut erinomainen.
"Kun laitoin iltapäivällä hakemuksen sisään, päivän päätteksi oli jo 50 ehdokasta. Työnjohtajat pääsivät valitsemaan parhaiten sopivat tekijät ja seuraavana aamulla meillä oli innokkaita tekijöitä," Päivärinta kertoo.
Hän korostaa myös räätälöityjen työnkuvien määrittelyn tärkeyttä, mitkä Treamerin asiakkuusvastaava auttoi hienosti tekemään käyttöönoton yhteydessä.
"Työntekijät olivat hyvin valmistautuneita ja tiesivät, mitä odottaa. Tämä näkyi tehokkuudessa ja lyhyessä perehdytyksessä."
Asiakkkuusvastaava kävi ihan paikan päällä varmistamassa onnistuneen aloituksen yhdessä työnjohdon kanssa ja asiakkuustiimi monitoroi jatkuvasti asiakkuuden tilannetta, jotta yhteistyö toimii sujuvasti.
“Vahva iso plussa proaktiivisesta palvelusta! Kun työnjohtajat teki ensimäiset tilaukset siinä kiireen keskellä, oli mukava yllätys kun näki, että meidän puolesta oli jo vastailtu hakijoiden kysymyksiin ja pääsi vain valitsemaan parhaat yhdessä asiakkuusvastaavan kanssa!”
Tulokset
“Treamer on tuonut nopeutta ja läpinäkyvyyttä vuokratyön käyttöön”, summaa Päivärinta.
Treamerin avulla HAVIn asiakaskunta on jo tottunut nopeampaan palveluun.
"Nyt voimme reagoida nopeasti ilman 1-2 päivän puskuria," Päivärinta selittää. Hän kertoo, että vaihtoehtoinen ratkaisu olisi neuvotella asiakkaan kanssa toimitusrytmin joustavuudesta, mutta tämä ei ole enää tarpeen Treamerin ansiosta.
“Nyt asiakkaat ovat positiivisesti yllättyneitä, kun toimitusaika on lyhentynyt. Ei tarvitse enää pahoitella viivästymisiä.”
“Soitin äsken myös Shift Leadeille palautetta Treameristä. Kaikki kyllä sanoi, että ihan varmasti tulee käyttämään Treameriä jatkossakin!”
Päivärinta nostaa myös työnantajamielikuvan kehittämisen ja työhyvinvoinnin seuraamisen tärkeäksi erottautumistekijäksi.
“Molemmin puoliset arviot on ihan loistava juttu! Meille työhyvinvointi ja työturvallisuus on tärkeä asia. Hienoa, että tyytyväisyys siihen nyt myös näkyy työnhakijoille ja auttaa meitä samaan parhaita hakijoita, etenkin kun emme ole B2B-brändinä työntekijöiden keskuudessa kovin tunnettu.”
“Nyt HAVIlla on paljon hyviä arvioita ja seuraajia Treamerissä työntekijöiltä. Jos edelliselläkin kerralla saatiin jo näin paljon hyviä hakijoita, odotan jo innolla seuraavan sesongin poolin täydennystä.”
Yhteistyön tulevaisuuden kehittäminen on myös tärkeää HAVIlle. Päivärinta toivoo, että työntekijöiden arvostelu osa-alueittain kehittyisi entisestään.
"Voi kunpa Treamer olisi ollut aiemmin tiedossa, olisin varmasti käyttänyt sitä aktiivisesti. Operoimme itse käytännössä 24/7, joten on tärkeää pystyä saamme tekijöitä 24/7. Nyt meillä on kyvykkyys reagoida myös iltaisin tai samana aamuna, mikä on iso plussa," hän lisää.
Mikke Päivärinta korostaa yhteistyön tuomaa ketteryyttä ja tehokkuutta, joka on parantanut toimitusvarmuutta ja asiakastyytyväisyyttä. HAVI jatkaa Treamerin hyödyntämistä ja kehittää yhteistyötä entisestään, nähden siinä merkittävän potentiaalin operatiivisen toiminnan tukena.
